Datenschutz Geschäftspartner

Datenschutzerklärung für Vertrags- und Geschäftspartner sowie Geschäftskontakte


Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 – „DSGVO“) geben.

Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten von (i) Personen mit denen wir Vertrags- oder Geschäftsbeziehungen eingehen, sowie von (ii) z.B. Gesellschaftern, Organen, Geschäftsführern, Key Account Managern oder andere Mitarbeitern unserer Vertrags- oder Geschäftspartner,  die wir im Rahmen von bestehenden oder sich anbahnenden Vertrags- und Geschäftsbeziehungen verarbeiten. Hierzu gehören insbesondere:

• Mieter (einschließlich Mietinteressenten);
• Käufer und Verkäufer (einschließlich Kauf- und Verkaufsinteressenten);
• bestehende oder potentielle Zulieferer, Dienstleister oder Berater;
• bestehende oder potentielle Kooperationspartner oder anderweitige Partnerunternehmen;
• bestehende oder potentielle Investoren und Anleger;
• Presseunternehmen;
• verbundene Unternehmen.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Für die in dieser Datenschutzerklärung dargestellte Datenverarbeitung ist die Becken Holding GmbH, Esplanade 41, 20354 Hamburg verantwortlich.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutzbeauftragter@becken.de.

2. Betroffene personenbezogene Daten und deren Herkunft

Wir verarbeiten in erster Linie solche personenbezogenen Daten, die uns die betroffenen Personen im Rahmen von Vertrags- und Geschäftsbeziehungen selbst zur Verfügung stellen (etwa Miet- oder Kaufinteressenten) oder die wir von den jeweiligen Vertrags- und Geschäftspartnern erhalten, etwa im Rahmen der Bearbeitung einer Anfrage erfordert. Ferner können wir Ihre Daten auch von einem unserer verbundenen Unternehmen erhalten, insbesondere der Becken Development GmbH, Becken Asset Management GmbH und Becken Estates GmbH. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Internet) erheben oder von Dritten (z.B. Kreditauskunfteien, Makler und andere Vermittler) erhalten. Auf eine Erhebung von personenbezogenen Daten aus Drittquellen werden wir gesondert hinweisen.

Relevante personenbezogene Daten sind insbesondere Personalien (wie z.B. Name, Vorname, Anschrift, Bankverbindung, Rechnungsanschrift, Steuernummer/USt-Id.) und andere Kontaktdaten (wie z.B. Telefonnummer, E-Mailadresse). Darüber hinaus können dies auch Vertrags- oder Auftragsdaten (z.B. Umsatzdaten, Volumen, Planmengen, Daten zum jeweiligen Miet- oder Kaufobjekt), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Bonitätsdaten), Daten zur persönlichen Situation (z.B. Geschäftsinteressen, Beruf, Branche, Familienstand) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

Der Umfang der zu einer Person verarbeiteten Daten variiert dabei je nachdem in welcher Funktion er uns gegenüber auftritt, etwa welche Position er bei dem jeweiligen Geschäftspartner bekleidet.

3. Rechtsgrundlagen und Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

3.1 In Einzelfällen verarbeiten wir Daten, weil Sie hierin ausdrücklich eingewilligt haben  (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), etwa in den Erhalt von Werbung per elektronischer Post und/oder Telefon;

3.2 Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung von mit Ihnen oder den jeweiligen Unternehmen abgeschlossenen Verträgen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); hierzu gehören insbesondere:

• Mietverträge (z.B. Bearbeitung von Mietanfragen, Sichtung von Mietinteressenten, Vorbereitung und Abschluss von Vertragsdokumenten, Abrechnung und Abwicklung von Mietzahlungen, Betriebskostenabrechnung, Wohnungsverwaltung/Gebäude-Management, Beschriftung von Briefkästen, Klingelschildern und Stellplätzen, Ausgabe und Dokumentation von Schlüsseln, Transpondern usw., Abwicklung von Reparaturaufträgen und ähnlichen Angelegenheiten, Versendung von Informationsschreiben, Betrieb von Zutritts- und Überwachungsanlagen);

• Kaufverträge (z.B. Bearbeitung von An- und Verkaufsanfragen gegebenenfalls einschließlich deren Weiterleitung an die jeweilige Projektgesellschaft oder Finanzierungspartner, Sichtung von An- und Verkaufsobjekten, Authentifizierung von Vertragspartnern, Vorbereitung und Abschluss von Vertragsdokumenten, Durchführung von An- und Verkäufen, Abrechnung und Abwicklung von Kaufpreiszahlungen, Finanzierungsplanung);

• Makler- und anderweitige Vermittlungsverträge (z.B. Bearbeitung und Sichtung von Vermittlungsangeboten; Authentifizierung von Vertragspartnern, Vorbereitung und Abschluss von Vertragsdokumenten, Abwicklung von Provisionszahlungen; Versendung von Informationsschreiben);

• Investitions-, Baufinanzierungs- und anderweitige Kooperationsverträge (z.B. Bearbeitung und Sichtung von entsprechenden Angeboten; Authentifizierung von Vertragspartnern, Vorbereitung und Abschluss von Vertragsdokumenten, Finanzierungsplanung, Abwicklung von Zahlungen; Versendung von Informationsschreiben);

• Dienstleistungs- und Werkverträge sowie anderweitige Auftragsverhältnisse (z.B. Bearbeitung und Sichtung von entsprechenden Angeboten und Anfragen; Authentifizierung von Vertragspartnern, Vorbereitung und Abschluss von Vertragsdokumenten, Abwicklung von Zahlungen; Versendung von Informationsschreiben);

3.3 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): beispielsweise zur Erfüllung steuerrechtlicher und anderer gesetzlicher Kontroll- und Meldepflichten, sowie der Prüfung durch Steuer- oder andere Behörden und zur Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen;

3.4 Außerdem verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung von unseren berechtigten Interessen oder solchen Dritter (Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); namentlich zu folgenden Zwecken:

• Durchführung einer optimalen Kontaktbetreuung und -beziehung, auch bezüglich der Mitarbeiter unserer Geschäftspartner;

• Optimierung unserer Geschäftsprozesse wie z.B. durch das Führen einer Lieferanten- oder Kaufinteressenten-Datenbank, auch im Rahmen eines „Customer-Relationship-Management-Systems“;

• Zentralisierung bzw. Auslagerung von Unternehmensfunktionen;

• Minderung von Ausfallrisiken in unseren Geschäftsprozessen durch Konsultation von Auskunfteien (wie z.B. Creditreform, Bürgel) sowie Ermittlung von Scorewerten (Profiling), die uns dabei unterstützen, die Wahrscheinlichkeit auf Grundlage eines anerkannten mathematisch-statistischen Verfahrens zu bewerten, inwiefern Vertragspartner ihren Zahlungsverpflichtungen vertragsgemäß nachkommen werden;

• Geltendmachung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche;

• Maßnahmen zur Gewährleistung der Betriebs-, Gebäude- und Anlagensicherheit und zur Geschäftssteuerung;

• Zusammenarbeit mit Presseunternehmen;

• Marktforschungszwecke;

4. Weitergabe von personenbezogenen Daten

Unter Umständen erfolgt (über die bereits zuvor genannten Fälle hinaus) eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken; im Einzelnen:

4.1 Wenn es zur Aufklärung oder Verfolgung rechtswidriger bzw. missbräuchlicher Vorfälle erforderlich ist, werden personenbezogene Daten an unsere rechtlichen Berater, die Strafverfolgungsbehörden sowie gegebenenfalls an geschädigte Dritte weitergeleitet. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges beziehungsweise missbräuchliches Verhalten vorliegen. Eine Weitergabe kann auch dann stattfinden, wenn dies der Durchsetzung von vertraglichen Regelungen zwischen uns und unseren Vertrags- und Geschäftspartnern dient.

4.2 Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen. Dies sind Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeiten verfolgen und die Finanzbehörden.

4.3 Sofern es für Bearbeitung Ihrer Anfrage oder den Abschluss bzw. die Durchführung eines Vertrags- oder Geschäftsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist, sowie im Falle zentralisierter bzw. ausgelagerter Unternehmensfunktionen können Ihre Daten für die Erfüllung der obengenannten Zwecke an mit uns verbundene Unternehmen weitergegeben werden.

4.4 Gelegentlich sind wir für die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke bzw. zur Erbringung unserer Leistungen auf unter Umständen außerhalb der EU bzw. des EWR ansässige, vertraglich verbundene Fremdunternehmen oder anderweitige Kooperationspartner sowie externe Dienstleister angewiesen, beispielsweise Makler, Logistikunternehmen, IT-Dienstleister, Wirtschaftsberater und Finanzinstitute. In solchen Fällen werden Informationen an diese Unternehmen bzw. Einzelpersonen weitergegeben, um diesen die weitere Bearbeitung zu ermöglichen. Soweit es sich dabei um Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR handelt, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau etwa durch den Abschluss entsprechender Verträge oder Zertifizierungen der jeweiligen datenerhaltenden Stelle sicher.

4.5 Im Rahmen der Weiterentwicklung unseres Geschäfts kann es dazu kommen, dass sich die Struktur unseres Unternehmens wandelt, indem die Rechtsform geändert wird, Tochtergesellschaften, Unternehmensteile oder Bestandteile gegründet, gekauft oder verkauft werden. Bei solchen Transaktionen werden die Kundeninformationen zusammen mit dem zu übertragenden Teil des Unternehmens weitergegeben. Bei jeder Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte in dem vorbeschriebenen Umfang tragen wir dafür Sorge, dass dies in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und den einschlägigen Datenschutzgesetzen erfolgt.

5. Verarbeitungsdauer

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung der oben genannten Zwecke und gesetzlicher Pflichten erforderlich ist: Stamm- und Kontaktdaten halten wir grundsätzlich unbefristet bzw. bis zur endgültigen Beendigung der jeweiligen Geschäftsbeziehung vor. Vorgangsbezogene Informationen (etwa bezüglich eines konkreten Vertrags- oder Auftragsverhältnisses) löschen wir nach Beendigung des jeweiligen Vorgangs, z.B. Ende eines Mietverhältnisses, mit einer Frist von drei Jahren nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres, es sei denn diese unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (etwa der sechs- bzw. zehnjährigen Aufbewahrung gemäß § 257 des Handelsgesetzbuchs); in einem solchen Fall werden die betroffenen Daten für jegliche weitere Verarbeitung gesperrt.

6. Auskunftsrecht / weitere Betroffenenrechte

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Bei Vorlage der jeweiligen Voraussetzungen können Ihnen ebenso die folgenden Rechte zustehen:

• Recht auf Berichtigung: Ihnen steht ein Recht auf Berichtigung von falschen, Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu.

• Recht auf Löschung: Zudem können Sie die Löschung von Ihren personenbezogenen Daten verlangen, etwa wenn Ihre Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben ferner das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von Ihren personenbezogenen Daten zu verlangen; in einem solchen Fall werden die Daten für jegliche Verarbeitung gesperrt. Dieses Recht besteht insbesondere, wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zwischen Ihnen und uns umstritten ist.

• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, steht Ihnen zudem das Recht zu, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, sofern und soweit Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben.

• Recht auf Widerruf einer Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Darüber hinaus können Sie einer Datenverarbeitung, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Dies gilt jedoch lediglich in solchen Fällen, in denen wir eine Datenverarbeitung zur Erfüllung eines berechtigten Interesses der Becken Holding GmbH oder eines Dritten vornehmen. Falls Sie einen solchen Grund vortragen können und wir kein zwingendes, schutzwürdiges Interesse an der weiteren Verarbeitung geltend machen können, werden wir diese Daten für den jeweiligen Zweck nicht weiter verarbeiten.

Sollten Sie Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten wünschen, Ihre anderweitigen Rechte durchsetzen möchten oder Fragen zum Datenschutz bei uns haben, können Sie sich unter den obengenannten Kontaktdaten mit uns in Verbindung setzen. Nach abschließender Beantwortung Ihrer Anfrage, löschen wir Ihre Anfrage mit einer Frist von drei Jahren nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres.

Sie haben ferner das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.